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1) Introduzione

Gentile utente,

Across Events Srl ritiene la tutela dei tuoi dati personali un aspetto fondamentale e differenziante del proprio modo di fare impresa e vogliamo fornirti ogni informazione utile per tutelare la tua privacy e mantenere il controllo dell’utilizzo che viene fatto dei tuoi dati in relazione ai servizi da noi offerti.

Questa informativa si applica ai dati personali che raccogliamo quando navighi sul nostro sito, partecipi agli eventi in presenza o in streaming organizzati da noi o dai nostri partner [di seguito denominati “Servizi”].

2) Contatti Titolare, DPO

Across Events Srl tratterà i tuoi dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Di seguito trovi i nostri contatti.

Contatti e identificazione del Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali qui affrontati è:
Across Events Srl, sede legale in via Copernico 38, Milano, Partita IVA n. 11918010965.
Il Titolare assume decisioni in merito alla tipologia di dati trattati, alla modalità e finalità del trattamento.

Per ogni domanda relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare al seguente indirizzo e-mail: congressi@acrossevents.com oppure per posta tradizionale scrivendo a:

Across Events Srl
via F.lli Cuzio 42 c/o Polo Tecnologico
27010 Pavia

3) Tipologia e fonte dei dati personali

Quando usufruisci dei nostri servizi possono essere trattati i seguenti dati personali:

1. dati comuni – nome, cognome, residenza, carta di identità, scadenza carta di identità, codice fiscale, eventualmente tue immagini nel quale tu compaia in quanto partecipante ad un evento ma senza indicazioni che ti rendano identificabile
2. dati biometrici – in particolare il suono della tua voce, in caso di registrazioni durante nostri eventi in presenza, fotografie in cui tu sia identificato/a o identificabile.
3. dati relativi alla tua partecipazione ai nostri eventi e alle attività organizzative ad essi collegate – quali dati e tipologia dell’evento a cui hai partecipato e informazioni da te fornite necessarie per gestire l’organizzazione dell’evento (es. città di partenza, richieste particolari in merito alla tipologia di alloggio)
4. dati particolari relativi ad attività collaterali legati all’evento – dati relativi ad allergie necessari per la gestione dei servizi di catering e ristorazione offerti come collaterali agli eventi di cui siamo organizzatori
5. dati che raccogliamo mentre navighi sul sito – (cd. dati di navigazione) – quali il tuo indirizzo IP, l’orario in cui inoltrerai eventuali richieste di informazioni e/ chiarimenti, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questo genere di informazioni non viene da noi utilizzato per profilare i nostri utenti, tuttavia sono informazioni che, in quanto tale, potrebbero per loro natura essere elaborate in modalità che permetterebbero di identificare gli utenti.
6. Dati di pagamento – dati di fatturazione oppure relativi al tuo numero di conto corrente, forniti nel caso in cui il flusso di pagamenti sia finalizzato alla partecipazione di un evento da noi organizzato oppure alla possibilità di usufruire di alcuni servizi ad esso correlati (es. pernottamento, servizio di catering, cena o escursioni e/o attività organizzate), eventualmente forniti da nostri partner.

I dati sono forniti direttamente da te al momento della compilazione del form di partecipazione, mentre visiti il nostro sito web o quando ti rivolgi a noi per richiedere informazioni aggiuntive o attività legate alla tua partecipazione all’evento.

4) Finalità del Trattamento

I dati personali individuati nella precedente sezione potranno essere trattati per le seguenti finalità:

1. Permettere di usufruire del servizio in oggetto (es. iscrizione e relativa partecipazione all’evento organizzato in presenza o online, navigare sul sito internet);
2. Consentire di usufruire della nostra assistenza in caso di domande poste tramite il nostro sito internet oppure questioni organizzative legate all’evento a cui stai partecipando;
3. Adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla partecipazione agli eventi organizzati da Across Events Srl in qualità di Titolare del trattamento;
4. Invio di documentazione e/o informazioni necessarie alla tua partecipazione ad un evento organizzato da Across Events e/o a parte di esso;
5. Gestione di attività collaterali agli eventi quali prenotazione di hotel o comunicazione di menù particolari ai servizi di catering;
6. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
7. Utilizzo della tua immagine e/o della tua voce raccolte durante la tua partecipazione all’evento in presenza o online, comprendenti anche video, audio e/o fotografie eseguite durante l’evento che potrebbero essere pubblicati sui nostri canali social (tra cui il sito web e Facebook) e/o nelle nostre newsletter;
8. Invio di aggiornamenti circa futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi da Across Events nell’ambito della stessa area di interesse a cui si trova l’Evento a cui partecipi, principalmente tramite newsletter.

5) Base giuridica del Trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• con riferimento alle finalità da a) a e) della sezione precedente il trattamento è effettuato dell’articolo 6, lettera b), del Regolamento europeo generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (il “GDPR”) in quanto necessario per l’esecuzione del contratto.
  Qualora non fornissi i dati personali necessari per le Finalità Contrattuali, non sarà possibile usufruire dei servizi (inclusi quelli di assistenza e altre funzionalità sopra descritte).
• con riferimento alla finalità f) della sezione precedente il trattamento è eseguito sulla base dell’articolo 6, lettera c) del Regolamento europeo generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (il “GDPR”) in quanto relativo ad un obbligo di legge;
• per quanto riguarda le attività rientranti nella finalità g) della sezione precedente la base giuridica individuata è il consenso, così come previsto dall’articolo 6, lettera a) del Regolamento europeo generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (il “GDPR”);
• con riferimento alla finalità h) la base giuridica è da ritrovarsi nel comma 4 dell’articolo 130 del Codice Privacy, riferito a comunicazioni relative a servizi simili a quelli offerti e contenenti la possibilità di opposizione ad essi in qualsiasi momento.

6) Come vengono trattati i dati

Il trattamento viene effettuato con modalità:

• sia informatizzate (in via principale) attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l’osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.
• sia cartacee (in particolare in caso di eventi in presenza e stampa di elenchi dei partecipanti)

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. I dati sono conservati presso i computer/device della Società e i Server da essa gestiti e amministrati da personale autorizzato e opportunamente formato. Mentre i dati trattati in forma cartacea vengono cancellati dopo l’evento.

7) Periodo di conservazione dei dati

I dati raccolti saranno conservati per il periodo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. E in ogni caso i tuoi dati saranno conservati per 10 anni dalla data di risoluzione del contratto o dalla cessazione di efficacia del rapporto e/o comunque per un periodo necessario al perseguimento delle finalità ed all’adempimento, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali azioni giudiziarie e, in caso di contenzioso, richieste della autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile

8) Con chi vengono condivisi i dati

I dati non verranno diffusi in modo indiscriminato, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

I dati potranno essere comunicati, con tale termine intendendosi il darne conoscenza (anche per eventuali trattamenti) ad uno o più soggetti determinati nei limiti strettamente pertinenti agli adempimenti degli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra:

• a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi (es. forze di polizia, autorità giudiziaria, amministrazione finanziaria, guardia di finanza, uffici giudiziari, ecc.);
• a clienti, fornitori, a società di factoring, società di recupero crediti, società di assicurazione del credito;
• agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione e/o materiale;

• istituti bancari e enti finanziari in genere per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti.

Inoltre, potranno venire a conoscenza dei dati personali:

• i Responsabili del trattamento dei dati, i nostri dipendenti e collaboratori nonché soggetti terzi che forniscono alla Società servizi amministrativi, informatici, logistici e di consulenza, tutti operanti in virtù di apposito incarico.

Potrai ottenere una lista aggiornata dei nostri Responsabili del Trattamento, facendone richiesta via posta o via e-mail ai recapiti indicati alla sezione 2 del presente documento.

9) Trasferimenti fuori dal Territorio dell’Unione Europea

Nel caso in cui Across Events Srl si avvalga di fornitori e/o servizi con sede fuori dallo Spazio Economico Europeo, Across Events Srl si impegna a garantire livelli di tutela adeguati, nel pieno rispetto di quanto previsto dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

10) Diritti degli interessati

1. Diritti degli Interessati

L’interessato ha diritto ad ottenere informazioni dal Titolare circa i trattamenti svolti nei propri confronti (art. 12, GDPR), inoltre degli artt. 15 e ss. del Regolamento hai il diritto di:

• Diritto di accesso

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma del trattamento o meno dei dati personali che lo riguardano, l’accesso ai dati e alle informazioni seguenti:

1. le finalità del trattamento;
   1.  le categorie di dati personali oggetto del trattamento;
   1. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
   1. il periodo di conservazione dei dati personali;
   1. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali ovvero la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
   1. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
   1. qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
   1. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

• Diritto di rettifica

L’interessato ha diritto di ottenere la rettifica immediata dei dati inesatti unitamente al diritto di completare o integrare i dati personali già forniti.

• Diritto alla cancellazione

L’interessato ha diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali, per uno dei seguenti motivi:

1. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati;
   1. l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento;
   1. l’interessato si oppone al trattamento;
   1. i dati personali sono stati trattati illecitamente;
   1. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.

• Diritto di limitazione del trattamento

L’interessato ha diritto di ottenere la limitazione del trattamento nei seguenti casi:

1. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali;
2. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
3. benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. l’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

• Diritto alla portabilità dei dati

L’interessato ha diritto di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti 

• Diritto di opposizione

L’interessato ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali. In questo caso i dati non saranno più trattati, a meno che il Titolare non dimostri motivi legittimi per continuare il trattamento, ovvero per rispettare obblighi di legge.

Le richieste di esercizio dei suoi diritti, come sopra indicati, possono essere presentate:

• via e-mail a: congressi@acrossevents.com
• via posta tradizionale a:
  Across Events Srl
  via F.lli Cuzio 42 c/o Polo Tecnologico
  27010 Pavia

Ti ricordiamo, inoltre, che hai sempre la possibilità di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento 23/06/2022